Oleh: Mawar | April 2, 2010

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF

PENGERTIAN

Arsip adalah : (UU no 7 th 1971)

a.Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b.Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan kehidupan kebangsaan.

Arsip dibedakan :

1.Arsip dinamis :           a.Arsip aktif

b.Arsip inaktif

2.Arsip statis

  • Arsip dinamis aktif adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dan terus menerus dalam pelaksanaan tugas.
  • Arsip inaktif adalah arsip yang penggunaannya sudah menurun dalam pelaksanaan tugas.
  • Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan baik langsung maupun tidak langsung untuk penyelenggaraan kehidupan kebangsaan maupun penyelenggaraan administrasi Negara.

Tujuan kearsipan :

1.Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan  kehidupan kebangsaan

2.Untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kehidupan pemerintahan.

Guna arsip :

1.Sebagai alat pengingat

2.Sebagai sumber informasi

3.Sebagai alat control/pengawasan/pengendalian.

4.Sebagai bukti pertanggungjawaban

5.Sebagai alat pengambilan keputusan

6.Sebagai alat pengukur/indicator keberhasilan suatu organisasi

7.Sebagai bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintah dan kehidupan bangsa

Akibat mengabaikan arsip :

  1. Mencari arsip sulit
  2. Pemborosan fasilitas
  3. Pemborosan biaya
  4. Tidak mempunyai tenaga ahli
  5. Proses administrasi menjadi kacau
  6. Pemimpin tidak dapat membuat keputusan pasti

B.PENGURUSAN NASKAH DINAS

Naskah dinas dibedakan :

1.Naskah dinas penting adalah naskah dinas yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting, mengandung konsepsi kebijaksanaan dan mempunyai nilai arsip.

2.Naskah dinas biasa adalah naskah dinas yang isinya tidak mengikat dan tidak menuimbulkan tindak lanjut.

Sarana untuk penanganan naskah dinas penting adalah :

1.daftar pengendali

2.Kartu kendali

3.Lembar disposisi

Sarana untuk penanganan naskah dinas biasa adalah :

1.Lembar disposisi

2.Lembar Pengantar

Istilah-istilah dalam pengurusan naskah dinas :

  • Kartu kendali adalah lembaran isian untuk pencatatan, penyampaian, penemuan kembali dan sekaligus alat penyerahan arsip
  • Kartu kendali dibedakan antara kartu kendali surat masuk dan kartu kendali surat keluar
  • Kartu kendali surat masuk rangkap 3 dengan warna putih, biru dan merah

1.kartu kendali warna putih digunakan sebagai alat control dan pengendali

2.Kartu kendali warna biru disimpan berdasarkan urutan waktu

3.Kartu kendali warna merah untuk tata usaha pengolah.

  • Kartu kendali surat keluar rangkap 2 dengan warna putih dan merah

1.Kartu kendali warna putih digunakan sebagai alat control dan pengendali

2.Kartu kendali warna merah untuk tata usaha pengolah

  • Daftar pengendali adalah daftar yang dipergunakan untuk menginventarisir naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar sekaligus sebagai alat control.
  • Nomor urut adalah nomor urut naskah  dinas yang dimulai dari angka 01 dst sebagai sarana inventarisasi  jumlah naskah dinas.Setiap permualan tahun nomor urut dimulai kembali dengan angka 01.
  • Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi pimpinan.
  • Lembar pengantar adalah formulir yang dipergunakan sebagai alat penyampaian untuk naskah dinas biasa dan naskah dinas yang tidak dibuka /rahasia.
  • Penerima adalah unit/staf yang bertugas menerima naskah dinas yang disampaikan baik oleh pengantar pos atau telkom ataupun perorangan.
  • Pencatat surat adalah unit/staf yang bertugas melakukan pencatatan naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar
  • Pengendali adalah unit/staf yang bertugas melakukan pengendalian naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar
  • Kartu tunjuk silang adalah kartu untuk memberikan petunjuk tentang adanya hubungan antar file yang satu dengan file yang lain.
  • Arsiparis adalah pegawai negeri sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh untuk melaksanakan kegiatan kearsipan meliputi menerima, mengarahkan mencatat, mengendalikan, mengirim, menyimpan, dan melayani penemuan kembali naskah dinas.
  • Petugas arsip adalah pegawai negeri sipil atau seseorang yang ditunjuk dan diangkat oleh pejabat yang berwewenang untuk melaksanakan penataan arsip.
  • Klasifikasi adalah pengelompokan naskah dinas berdasarkan kesamaan masalah dan merupakan pedoman dalam menata naskah dinas.
  • Kode adalah tanda yang menggantikan obyek masalah
  • Indeks adalah suatu kata tangkap yang dijadikan sebagai petunjuk mengenal suatu naskah dinas atau berkas naskah dinas.
  • Berkas adalah himpunan arsip yang disusun berdasarkan system penataan tertentu sesuai tipe dalam kegunaan berkas.
  • Lembar peminjaman arsip adalah formulir yang digunakan untuk mencatat dan menunjukkan keberadaan arsip yang dipinjam.

C.PENGURUSAN NASKAH DINAS MASUK

Pengurusan naskah dinas masuk meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh unit kearsipan  dan tata usaha pengolah.

Unit Kearsipan

Melaksanakan kegiatan penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian dan penyimpanan.

1.Penerima mempunyai tugas :

-Menerima naskah dinas yang disampaikan baik oleh pengantar, pos, telkom, maupun oleh caraka atau perorangan.

-Meneliti kebenaran alamat naskah dinas tersebut.

-Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan

-Mensortir naskah dinas

-Membuka sampul dan mengeluarkan naskah dinas dari sampul

-Dalam hal alamat pengirim tidak tercantum dalam naskah dinas , sampul diikutsertakan bersama naskah dinasnya.

-Meneliti kelengkapan lampiran naskah dinas

-Menyampaikan naskah dinas kepada pengarah

-Menyampaikan naskah dinas tertutup kepada pengarah

2.Pengarah mempunyai tugas :

-Membaca naskah dinas dan menentukan naskah dinas penting atau naskah dinas biasa

-Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas penting

-Menyampaikan naskah  dinas penting atau biasa kepada pencatat

3.Pencatat mempunyai tugas :

-Mencantumkan nomor urut pada naskah dinas

-Mencatat naskah dinas penting dalam kartu kendali

-Mencatat naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup dalam lembar pengantar

-Menyampaikan naskah dinas penting beserta 3 lembar kartu kendali pada pengendali

-Menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup beserta dua rangkap lembar pengantar kepada pengendali.

4. Pengendali mempunyai tugas :

-Menerima naskah dinas penting beserta 3 lembar kartu kendali dan naskah dinas biasa serta naskah dinas tertutup beserta 2 lembar pengantar dari pencatat.

-Meneliti kebenaran kode dan pengisian kartu kendali serta meneliti kelengkapan lampiran

-Menyampaikan naskah dinas penting beserta kartu kendali warna merah kepada tata usaha pengolah.

-Menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup beserta dua lembar pengantar kepada tata usaha pengolah.

-Menyusun kartu kendali lembar satu berwarna putih dalam kotak kendali berdasakan urutan nomor kode.

-Menysun kartu kendali lembar kedua berwarna biru berdasarkan urutan waktu.

Tata usaha pengolah

Melaksanakan kegiatan :

  • Menerima naskah dinas dan kartu kendali lembar ketiga berwarna merah dari pengendali.
  • Membubuhkan paraf pada kartu kendali sebagai tanda bukti bahwa naskah dinas sudah diterima
  • Mengembalikan kartu kendali lembar satu warna putih kepada pengendali
  • Menyimpan kartu kendali lembar ketiga berwarna merah berdasarkan kode klasifikasi
  • Menerima naskah dinas biasa beserta lembar pengantar dari pengendali
  • Membubuhkan paraf pada lembar pengantar sebagai tanda bukti bahwa naskah dinas sudah diterima
  • Mengembalikan lembar pengantar kepada pengendali

D.PENGURUSAN NASKAH DINAS KELUAR

Pengurusan naskah dinas keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh tata usaha pengolah dan unit kearsipan.

Tata usaha pengolah

Mempunyai tugas :

-Mencatat naskah dinas keluar dalam kartu kendali rangkap 2 berwarna putih dan merah

-Menyampaikan konsep beserta dua lembar kartu kendali kepada pengendali pada unit kearsipan.

-Menyimpan kartu kendali berwarna merah menurut nomor kode

-Menyimpan naskah dinas yang sudah selesai pengolahannya

Unit Kearsipan

  1. Pengendali mempunyai tugas :

-Memberikan nomor urut pada kartu kendali

-Menyimpan kartu kendali berwarna putih menurut urutan nomer kode

-Mengembalikan kartu kendali berwarna merah kepada tata usaha pengolah

-Mengembalikan konsep yang diterima dari pengirim kepada tata usaha pengolah

  1. Pengirim mempunyai tugas

-Menggunakan amplop rangkap apabila surat bersifat rahasia

-Mengirim naskah dinas ke alamat tujuan

  1. Penemuan kembali arsip

Cara penemuan kembali arsip dapat dilakukan :

-Dalam hal diketahui masalahnya , melalui kartu kendali warna putih

-Dalam hal diketahui kode klasifikasinya , melalui kartu kendali  berwarna putih

-Dalam hal diketahui indeks suratnya, melalui kartu kendali berwarna putih

-Dalam hal diketahui nomor urutnya, melalui daftar pengendali

-Dalam hal diketahui tanggal surat, melalui kartu kendali warna biru

E. CARA PENGISIAN BLANGKO

a. Cara pengisian kartu kendali surat masuk

1.Kolom indeks                  : diisi masalah indeks masalah naskah dinas

2.Kolom ide                       : diisi kode klasifikasi menurut pola klarifikasi

3. Kolom nomor urut          : diisi nomor urut berdasarkan daftar pengendali

4.Kolom isi ringkas : Diisi ringkasan dari naskah dinas

5.Kolom dari                      : Diisi dari siapa naskah dinas tersebut diterima

6.Kolom tanggal                 : Diisi tanggal naskah dinas yang diterima

7. Kolom nomor                 : Diisi nomor naskah dinas

8.Kolom lampiran               : Diisi jumlah lampiran naskah dinas

9.Kolom pengolah              : Diisi unit pengolah mana yang menyelesaikan masalah

10.Kolom tanggal diteruskan           : diisi tanggal naskah dinas diteruskan kepada unit pengolah

11.Kolom catatan               : Diisikan keterangan-keterangan yang perlu dicatat

12.Kolom tanda tangan       : Diisikan paraf petugas penerima surat di unit pengolah

b.Cara Pengisian kartu kendali surat keluar

1.Kolom indeks                  : Diisi  indeks masalah naskah dinas

2.Kolom ide                       : Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi

3. Kolom nomor                 : Diisi nomor urut daftar pengendali

4. Kolom isi ringkas            : Diisi ringkasan dari naskah dinas

5. Kolom kepada               : Diisikan alamat yang dituju

6. Kolom pengolah : Diisi unit pengolah yang menyelesaikan masalah

7.Kolom tanggal surat         : Diisikan tanggal naskah dinas yang keluar

8.Kolom lampiran               : Diisikan jumlah lampiran naskah dinas

9.Kolom catatan                 : Diisikan keterangan-keterangan yang perlu dicatat

C. Cara pengisian lembar disposisi

1.Kolom surat dari              : Diisi asal naskah dinas

2. Kolom diterima tanggal   : Diisi tanggal naskah dinas diterima

3. Kolom tanggal surat                    : Diisi tanggal naskah dinas

4. Kolom nomor agenda                 : Diisi kode klasifikasi dan nomor urut

5. Kolom nomor surat                     : Diisi nomor naskah dinas

6. Kolom diteruskan                       : Diisi nama pejabat yang akan memberikan disposisi

7. Kolom tanda tangan                    : Diisi tanda tangan yang membuat disposisi

D. Cara pengisian lembar Pengantar

1.Kepada                                       : Diisi unit pengolah

2. Nomor urut                                : Diisi nomor urut lembar pengantar

3. Kolom kepada                           : Diisikan unit pengolah mana naskah dinas akan dikirim

4. Kolom asal surat                         : Diisikan nama pengirim

5. Kolom tanggal surat                    : Diisikan tanggal naskah dinas

6. Kolom nomor surat                     : Diisikan nomor naskah dinas

7. Kolom keterangan                      : Diisikan catatan-catatan yang diperlukan

8. Kolom diterima tanggal   : Diisikan tanggal penerimaan naskah dinas

9. Kolom yang Menerima               : Diisikan tanda tangan dan nama yang menerima

10.Kolom pengirim             : Diisikan tanggal pengiriman naskah dinas

F. PENATAAN BERKAS

Yang harus diperhatikan oleh petugas arsip adalah :

1.Arsip harus segera disimpan tidak harus menunggu banyak

2. Meneliti arsip apakah sudah layak untuk disimpan, juga meneliti lampiran-lampirannya serta menetapkan apakah perlu disimpan menjadi satu dengan suratnya, ataukah tersendiri  karena bisa terjadi bentuk fisik tidak memungkinkan untuk disimpan menjadi satu dengan suratnya, ataukah tersendiri karena bisa terjadi bentuk bentuk fisik tidak memungkinkan untuk disimpan menjadi satu dengan suratnya.

3.Mempersiapkan folder

4.Memasukkan arsip pada folder

5.Menentukan folder pada susunan sekat

6.Menata sekat dan folder dalam filing cabinet.

About these ads

Responses

  1. Eh…..ternyata anda penulis juga ! baru tahu aku.

  2. mau tanya kalau di lembar diposisi ada kolom : rahasia , penting , dan rutin
    itu namanya kolom apa dan bagaimana penggunaanya

  3. apa contoh arsip statis dan dinamis di sekolah dan perusahaan?


Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Kategori

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d blogger menyukai ini: