Oleh: Mawar | Maret 12, 2011

NOTARIS PPAT PERAN DAN FUNGSINYA

http://www.scribd.com/doc/17887279/Notaris-Ppat-Peran-Dan-Fungsinya DICOPI TGL 12-3-2011 JAM 14.00 WIB 

NOTARIS PPAT PERAN DAN FUNGSINYA
Selasa, 2009 Maret 17
KEDUDUKAN HUKUM WARIS INDONESIA
(Materi Perkuliahan Teori dan Praktek Pendaftaran Tanah di MKN Univ. Sriwijaya Palembang)

Kedudukan dan Perlakuan Hukum terhadap tanah yang alas buktinya baru berupa Girik tidak dapat dilakukan peralihannya melalui akte van transport berupa akta AJB yang dibuat oleh/dihadapan PPAT, tepapi dapat dilakukan dengan akta Pelepasan dan Penyerahan Hak atau akte Pengoperan Hak atau akte Pengikatan akan jual beli di hadapan Notaris. Untuk ketiga macam akte mana harus di sesuaikan dengan tindak lanjut perbuatan hukum mana yang dipilih. Jika Giriknya masih atas nama Pewaris, dimana di dalam premisse akta harus dicantumkan bahwa tanah yang dialihak/dioperkan hak tersebut adalah tanah yang berasal dari hak waris. Hak Waris mana harus dibuktikan dengan Surat Keterangan Hak Waris, yang dibuat/dikeluarkan oleh Pejabat yang berwenang (tergantung dengan penundukan hukum apa) di yang dipakai

Sebagai penyegaran untuk mengingat kembali bahwa sejak Indonesia merdeka, pemerintah telah mengeluarkan PP No. 45 tahun 1957 tentang pembentukan Mahkamah Syari’ah yang menetapkan salah satu wewenang Pengadilan Agama adalah masalah kewarisan. Meskipun di Jawa dan Madura Pengadilan Agama tidak menyelesaikan masalah warisan, tetapi Pengadilan Agama mengeluarkan “Fatwa Waris” yang sangat dibutuhkan oleh para pencari keadilan.

Pada tahun 1989, pemerintah menetapkan UU No. 7 tahun 1989 yakni UU Peradilan Agama (UUPA). Undang-Undang ini menetapkan wewenang Pengadilan Agama untuk menyelesaikan hal-hal yang berhubungan dengan warisan atau faraid. UUPA telah diamandemen menjadi UU No. 3 tahun 2006. Kewenangan Peradilan Agama diperluas. Tidak hanya sebatas mengadili masalah perkawinan, waris, wasiat, hibah, sedekah, wakaf orang Islam, tetapi juga bidang usaha ekonomi syari’ah.

Namun demikian materi HWI tetap berada dalam buku II KHI yang berpayung
hukum pada Inpres No. 1 tahun 1991.
Dalam praktek pelaksanaan wewenang tersebut, saat ini menurut kami ada
beberapa hal yang perlu dilengkapi dan disempurnakan, antara lain :
1. Materi HWI

Mempelajari materi HWI hukumnya fardlu kifayah. Artinya jika sudah ada sebagian orang yang mempelajarinya, maka gugurlah kewajiban yang lain. Namun melaksanakan HWI dalam membagi harta peninggalan adalah fardlu ‘ain. Artinya setiap orang Islam wajib melaksanakan hukum waris Islam jika ia

Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
1
membagi waris. Tidak gugur kewajibannya sehingga ia melaksanakan
sebagaimana yang diperintahkan Allah(Qs.4:13-14).
Dalam mempelajari hukum waris Islam, kendala yang umum dihadapi adalah :

a. Orang merasa sulit mempelajarinya karena melibatkan beberapa ilmu lain, seperti : matematika, akuntansi, bahasa, penilaian atau penaksiran harta, pertanahan, dll.

b. Sebagaimana ilmu-ilmu yang lain, jika HWI ini tidak senantiasa dipakai akan
cepat lupa dan hilang. Sementara peristiwa kematian jarang terjadi.

c. Persentase pembagian harta dalam HWI sangat tergantung keberadaan ahli waris saat pewaris meninggal. Oleh karena itu, diperlukan metode untuk memahami siapa-siapa ahli waris yang berhak mendapat harta peninggalan dan berapa bagian masing-masing ahli waris.

d. Beberapa mazhab dalam Islam memiliki perbedaan dalam menetapkan ahli
waris, menghitung dan membagi harta peninggalan pewaris.
e. Tidak semua orang yang mati meninggalkan harta yang patut menjadi urusan
penting.
Beberapa solusi yang ditawarkan untuk mengatasi masalah di atas antara lain :

a. Di Indonesia, pemerintah telah menetapkan KHI dengan dasar Inpres/1991. Dalam perkembangannya, saat ini buku I KHI (tentang perkawinan) telah diundang-undangkan (UU No.1/1974), buku III KHI (tentang wakaf) telah diundang-undangkan (UU No.40/2006). Sudah selayaknya buku II KHI (tentang waris) juga dibuat Undang-Undang.

b. Telah dikembangkannya metode gambar sebagai salah satu alternatif cara memahami siapa saja ahli waris yang berhak mendapat pembagian harta peninggalan.

c. Kami telah mengembangkan software waris Islam, yang dapat menetapkan ahli waris yang berhak, persentase bagian ahli waris, sekaligus menghitungnya jika diketahui jumlah harta peninggalan pewaris.

Solusi di atas perlu disosialisasikan baik melalui seminar, pelatihan, maupun workshop. Selain itu diperlukan sharing diantara pejabat teras di lingkungan notaris (INI), Departemen Agama dan Departemen Hukum dan HAM.

2. Keterangan Waris
Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
2

Surat keterangan waris bagi penduduk asli Indonesia yang dibuat oleh para ahli waris dan diketahui oleh RT/RW, lurah dan camat didasarkan pada surat Mendagri Dirjen Agraria Kep. Direktorat P.T u.b. Kepala Pembinaan Hukum (R. Supanji) No. Djt/12/63/69 (20-12-1969). Surat edaran Dirjen ini dapat dikatakan kurang tepat, dikarenakan dalam isi surat tersebut dikatakan bahwa “Penduduk asli ‘bagaimana berlaku’ hukum adat”. Padahal pribumi yang Islam tidak tunduk pada hukum adat, melainkan hukum Islam.

Kemudian apabila dicermati dengan teliti, akan ditemukan bahwa :
a. Format keterangan waris yang diketahui oleh RT/RW, lurah, camat ini tidak
memiliki standart. Bentuknya bermacam-macam.

b. Data-data yang terdapat dalam keterangan waris kurang akurat. Tidak terdapat data yang berkaitan dengan wasiat. Padahal wasiat adalah hal yang umum ada di masyarakat.

c. Demikian pula dari sisi kebenarannya, keterangan waris masih dipertanyakan otentitasnya. Seringkali apa yang tertulis dalam keterangan waris berbeda dengan kenyataan sebenarnya, seperti : tidak seluruh ahli waris tercantum dalam keterangan waris, bahkan ahli waris tidak menandatanginya di hadapan lurah dan camat yang bersangkutan.

Oleh karena itu, sudah saatnya pemerintah mengeluarkan peraturan setingkat Peraturan Pemerintah yang mengatur tentang pengurusan keterangan waris seperti halnya notaris membuat keterangan waris untuk warga keturunan Tionghoa dan orang barat.

3. Keputusan atau Ketetapan Tentang Ahli Waris di Pengadilan Agama

Berdasarkan pasal 49 UUPA yang telah diamandemen menjadi UU No.3 tahun 2006, mekanisme keputusan atau ketetapan di Pengadilan Agama adalah sebagai berikut :

a. Sengketa/contensius. Apabila terjadi sengketa diantara ahli waris, yang bersangkutan datang ke Pengadilan Agama mengajukan perkaranya. Pengadilan Agama akan menetapkan putusan yang memiliki kekuatan hukum mengikat berbagai pihak untuk tunduk pada keputusan tersebut.

b. Tanpa sengketa/voluntair. Untuk menghindari terjadinya sengketa dalam pembagian harta peninggalan, ahli waris membagi secara damai dan datang ke Pengadilan Agama memohon penetapan. Pengadilan Agama akan mengeluarkan ketetapan berupa Permohonan Penetapan Pembagian Harta Peninggalan/P3HP (psl 49 dan 107 UUPA). P3HP yang dikeluarkan Pengadilan Agama menurut penulis memiliki beberapa kekurangan, antara lain :

Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
3

i. Terbitnya P3HP hanya didasarkan pada mekanisme dan acara singkat, artinya tidak seperti mekanisme dan acara yang ditetapkan oleh hukum acara sebagaimana mekanisme dan acara bagi suatu perkara (sengketa), Misalnya : Tidak dilakukan publikasi (pengumuman) secara terbuka yang fungsinya memberi kesempatan kepada “siapapun” (pihak ketiga) yang mungkin mempunyai kepentingan dengan harta peninggalan yang akan dibagi tersebut. Pengumuman ini bisa dilakukan di kantor Pengadilan Agama setempat (yang bersangkutan dengan status para ahli waris), di kantor kelurahan atau kantor kecamatan maupun di kantor pertanahan jika menyangkut harta peninggalan yang berupa tanah. Pengumuman itu juga dapat dilakukan melalui mass media cetak seperti surat kabar harian terutama yang beredar di daerah tempat meninggalnya pewaris. Dilihat dari segi proses pembuatannya ini, maka isi keterangan yang tercantum dalam P3HP mengandung kelemahan yang bersifat materiil.

ii. Pembuatan P3HP tidak disertai dengan pengecekan di Daftar Pusat Wasiat (Departemen Kehakiman). Seharusnya hakim agama melakukan hal ini untuk membuktikan tentang ada-tidaknya wasiat yang dibuat oleh almarhum semasa hidupnya, baik wasiat yang dibuat di hadapan Notaris ataupun wasiat di bawah tangan.

iii. Di dalam P3HP pada umumnya juga belum dicantumkan nilai penaksiran (appresial) yang seharusnya dilakukan oleh juru taksir yang profesional. Selama ini nilai penaksiran yang dilakukan oleh “orang” atas harta peninggalan hanya didasarkan atas kesepakatan para ahli waris saja(pasal 187 KHI), artinya hanya bersifat kekeluargaan. Seharusnya jika penaksiran dilakukan oleh orang atau badan yang profesional dan netral (tidak berpihak pada kepentingan salah satu ahli waris), maka akan diperoleh nilai penaksiran yang akurat dan obyektif.

Kekurangan P3HP baik yang bersifat teknis (mekanisme dan prosedur pembuatannya) maupun substansi (isi P3HP) seperti yang selama ini terjadi dalam praktek, diharapkan dapat diperbaiki oleh hakim agama sehingga pelaksanaan pembagian itu dapat memenuhi persyaratan hukum sebagaimana ditentukan dalam pasal 49 ayat (3) Undang-undang Peradilan Agama.

4. Pelaksanaan Pembagian Harta Peninggalan
Pelaksanaan pembagian harta peninggalan dapat dilakukan oleh para ahli waris
maupun notaris, dengan penjelasan sebagai berikut :
a. Dilakukan oleh para ahli waris (psl 187 KHI)

Umumnya masyarakat membagi sendiri harta peninggalan pewaris. Pembagian semacam ini terkadang menimbulkan masalah. Tidak adanya appresial membuat harta yang dibagi tidak proporsional. Kemungkinan ada unsur subyektivitas,

Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
4

7. SE Kepala BPN Nomor 600-1900 tanggal 31 Juli 2003
Persyaratan:
1. Surat:

1. Permohonan

2. Kuasa otentik, jika permohonannya dikuasakan *).
2. Sertipikat hak atas tanah/Sertipikat HMSRS
3. Akta Jual Beli dari PPAT

4. Fotocopy identitas diri pemegang hak, penerima hak dan atau kuasanya yang
dilegalisir oleh pejabat yang berwenang.

5. Bukti pelunasan : **)
1. BPHTB;
2. PPh Final.

6. Foto copy SPPT PBB tahun berjalan.

7. Ijin Pemindahan Hak, dalam hal di dalam sertipikat/keputusannya dicantumkan tanda yang menyatakan bahwa hak tersebut hanya boleh dipindahtangankan apabila telah diperoleh ijin dari instansi yang berwenang;

Biaya dan Waktu:
1. Biaya: Rp. 25.000,- / Sertipikat
2. Waktu: Paling lama 5 (lima) hari.
Keterangan:
1*) untuk daerah yang belum ada pejabat publik yang berwenang untuk itu,
dapat menggunakan surat kuasa di bawah tangan.
2. **) untuk yang terkena obyek BPHTB dan atau PPh
Terusannya masih bersambung ……
Arsip Kantor Notaris/PPAT Herman Adriansyah
Pencatatan Sita
Dasar Hukum:
1. Undang-Undang No. 5 Tahun 1960 tentang Peraturan Pokok-Pokok Agraria

(UUPA).
2. Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah.
3. Peraturan Menteri Negara Agraria/ Kepala Badan Pertanahan Nasional No. 3

Tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah No. 24
Tahun 1997.
Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
59
2. Undang-undang Nomor 4 Tahun 1996.
3. Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah.

4. Peraturan Menteri Negara Agraria/ Kepala Badan Pertanahan Nasional No. 3 Tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1997.

5. Peraturan Pemerintah No. 46 Tahun 2002 Tentang Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang Berlaku Pada Badan Pertanahan Nasional.

6. Surat Edaran Kepala Badan Pertanahan Nasional No.600-1900 Tanggal 31

Juli 2003.
Persyaratan:
1. Surat Permohonan dari pemegang hak atau kuasanya.

2. Identitas diri pemegang hak dan atau kuasanya (fotocopy KTP yang dilegalisir
oleh Pejabat yang berwenang).

3. Sertipikat Hak Atas Tanah.
4. Sertipikat Hak Tanggungan.
5. Concent Roya, apabila tidak diserahkan sertipikat Hak Tanggungan.
6. Surat Keterangan tentang hapusnya HT yang dibuktikan dengan:
1. Pernyataan dari kreditor bahwa hutangnya telah lunas, atau
2. Risalah lelang, atau

3. Pembersihan HT berdasarkan penetapan peringkat oleh Ketua Pengadilan,

atau Hapusnya hak atas tanah yang dibebani Hak Tanggungan.
Biaya dan Waktu:
1. Rp. 25.000,-

2. Waktu: 7 hari (UU 4 tahun 1996).
3. 1 (satu) hari kerja = 8 (delapan) jam.
Keterangan:
1. Roya 1 (satu) hak Tanggungan yang membebani 1 (satu) hak atas tanah
dikenakan biaya sebesar Rp. 25.000,-

2. Roya 1(satu) Hak Tanggungan yang membebani lebih dari 1 (satu) hak atas tanah di kenakan biaya sebesar Rp. 25.000,- dikalikan banyaknya hak atas tanah obyek Hak Tanggungan.

3. Roya lebih dari 1 (satu) Hak Tanggungan yang membebani 1 (satu) Hak Atas
Tanah Obyek Hak Tanggungan dikenakan biaya sebesar Rp. 25.000-

4. Roya lebih dari 1(satu) Hhak Tanggungan yang membebani lebih dari 1 (satu) Hak Atas Tanah pada satu kegiatan pendaftaran dikenakan biaya sebesar Rp. 25.000,- dikalikan banyaknyha Hak Atas Tanah Obyek Hak Tanggungan.

Penghapusan Catatan Buku Tanah Sporadik
Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
63
Dasar Hukum:
1. Undang-Undang No. 5 Tahun 1960 tentang Peraturan Pokok-Pokok Agraria
(UUPA).
2. Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah.

3. Peraturan Menteri Negara Agraria/ Kepala Badan Pertanahan Nasional No. 3 Tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1997.

4. Peraturan Pemerintah No. 46 Tahun 2002 Tentang Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang Berlaku Pada Badan Pertanahan Nasional.

5. Surat Edaran Kepala Badan Pertanahan Nasional No.600-1900 Tanggal 31

Juli 2003.
Persyaratan:
1. Surat Permohonan.

2. Identitas diri pemegang hak dan atau kuasanya (fotocopy KTP yang dilegalisir
oleh Pejabat yang berwenang).

3. Kelengkapan kekurangan persyaratan data yuridis dan data fisik, Akta perdamaian, Surat keputusan pengadilan yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap.

Biaya dan Waktu:

1. Rp. 25.000,- / Sertipikat
2. Waktu: 3 hari kerja.
3. 1 (satu) hari kerja = 8 (delapan) jam.

Pendaftaran SK Pembatalan Sertipikat
Pendaftaran Hapusnya Hak / Pelepasan Hak
Dasar Hukum:
1. Undang-Undang No. 5 Tahun 1960 tentang Peraturan Pokok-Pokok Agraria
(UUPA).
2. Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah.

3. Peraturan Menteri Negara Agraria/ Kepala Badan Pertanahan Nasional No. 3 Tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1997.

4. Permenag No. 3 tahun 1999.
5. Permenag No. 9 tahun 1999.
Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
64

6. Peraturan Pemerintah No. 46 Tahun 2002 Tentang Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang Berlaku Pada Badan Pertanahan Nasional.

7. Surat Edaran Kepala Badan Pertanahan Nasional No.600-1900 Tanggal 31

Juli 2003.
Persyaratan:
1. Surat Permohonan.

2. Identitas diri pemegang hak dan atau kuasanya (fotocopy KTP yang dilegalisir
oleh Pejabat yang berwenang).
3. Surat kuasa yang bermeterai cukup jika permohonannnya dikuasakan.
4. Sertipikat Hak Atas Tanah asli (Apabila pemohon tidak dapat menyerahkan
sertipikat, ditempuh melalui prosedur pengumuman).

5. Untuk Penetapan Pengadilan (bukan Peralihan Hak) harus menyerahkan Putusan / Ketetapan Pengadilan (SK Pembatalan dari pejabat yang berwenang pada BPN)

Biaya dan Waktu:
1. Rp. 25.000,- / Sertipikat
Hapusnya Hak
Dasar Hukum:
1. Undang-Undang No. 5 Tahun 1960 tentang Peraturan Pokok-Pokok Agraria
(UUPA).
2. Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah.

3. Peraturan Menteri Negara Agraria/ Kepala Badan Pertanahan Nasional No. 3 Tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1997.

4. Peraturan Pemerintah No. 46 Tahun 2002 Tentang Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang Berlaku Pada Badan Pertanahan Nasional.

5. Surat Edaran Kepala Badan Pertanahan Nasional No.600-1900 Tanggal 31

Juli 2003.
Persyaratan:
1. Permohonan.

2. Identitas diri pemegang hak dan atau kuasanya (fotocopy KTP yang dilegalisir
oleh Pejabat yang berwenang).
3. Surat kuasa yang bermeterai cukup jika permohonannnya dikuasakan.
Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
65

5. Untuk Penetapan Pengadilan (bukan Peralihan Hak) harus menyerahkan Putusan / Ketetapan Pengadilan (SK Pembatalan dari pejabat yang berwenang pada BPN)

Biaya dan Waktu:
1. Rp. 25.000,- / Bidang
Hak Tanggungan
Dasar Hukum:

1. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1960
2. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1996
3. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997
4. Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2002
5. Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 1997
6. SE Kepala BPN Nomor 600-1900 tanggal 31 Juli 2003

Persyaratan:

1. Surat:
1. Permohonan dari Penerima Hak Tanggungan (Kreditur);
2. Kuasa otentik, jika permohonannya dikuasakan*).

2. Sertipikat hak atas tanah/Sertipikat HMSRS
3. Akta Pemberian Hak Tanggungan (APHT).

4. Salinan APHT yang sudah diparaf oleh PPAT yang bersangkutan untuk disahkan sebagai salinan oleh Kepala Kantor untuk pembuatan sertipikat Hak Tanggungan.

5. Fotocopy identitas diri pemberi HT (debitrur), penerima HT (Kreditur) dan atau
kuasanya yang dilegalisir oleh pejabat yang berwenang.
6. Surat Kuasa Membebankan Hak Tanggungan (SKMHT) apabila Pemberian
Hak Tanggungan melalui Kuasa.
Biaya dan Waktu:
1. Biaya: Rp. 25.000,-
2. Waktu: Hari ke 7 (tujuh).
Keterangan:
1. *) untuk daerah yang belum ada pejabat publik yang berwenang untuk itu,
dapat menggunakan surat kuasa di bawah tangan.
Catatan:
Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
67
untuk pelayanan ini dikenakan biaya sebesar Rp. 25.000 dikalikan banyaknya
hak atas tanah obyek HT.

Peralihan Hak – Jual Beli
Dasar Hukum:
1. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1960

2. Undang-Undang Nomor 21 Tahun 1997 Juncto Undang-Undang Nomor 20
Tahun 2000
3. Peraturan Pemerintah Nomor 48 Tahun 1994 Juncto Peraturan Pemerintah

Nomor 27 Tahun 1996
4. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997
5. Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2002
6. Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 1997
7. SE Kepala BPN Nomor 600-1900 tanggal 31 Juli 2003

Persyaratan:

1. Surat:
1. Permohonan
2. Kuasa otentik, jika permohonannya dikuasakan *).

2. Sertipikat hak atas tanah/Sertipikat HMSRS
3. Akta Jual Beli dari PPAT
4. Fotocopy identitas diri pemegang hak, penerima hak dan atau kuasanya yang
dilegalisir oleh pejabat yang berwenang.

5. Bukti pelunasan : **)
1. BPHTB;
2. PPh Final.

6. Foto copy SPPT PBB tahun berjalan.

7. Ijin Pemindahan Hak, dalam hal di dalam sertipikat/keputusannya dicantumkan tanda yang menyatakan bahwa hak tersebut hanya boleh dipindahtangankan apabila telah diperoleh ijin dari instansi yang berwenang;

Biaya dan Waktu:
1. Biaya: Rp. 25.000,- / Sertipikat

2. Waktu: Paling lama 5 (lima) hari.
Keterangan:
1. *) untuk daerah yang belum ada pejabat publik yang berwenang untuk itu,

dapat menggunakan surat kuasa di bawah tangan.
2. **) untuk yang terkena obyek BPHTB dan atau PPh
Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
68

Diposkan oleh Notariat Collegium di 11:00 0 komentar
Label: BPN, Layanan, Pendaftaran, PPAT, Tanah
Minggu, 2009 Maret 08

Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
69
KAJIAN PEJABAT PEMBUAT AKTA TANAH (PPAT) DAN PERMASALAHANNYA
*)
PENDAHULUAN

Dalam perundang-undangan PPAT maupun Notaris adalah merupakan “pejabat umum” yang diberikan kewenangan membuat “akta otentik” tertentu. Yang membedakan keduanya adalah Landasan hukum berpijak yang mengatur keduanya. PPAT adalah UU No. 5 tahun 1960, PP No. 24 tahun 1997, PP No. 37 tahun 1998 dan PerKBPN No. 1 tahun 2006, sedangkan Pejabat Notaris adalah UU No. 30 tahun 2005. Perbedaan tersebut tergambar dengan jelas lembaga hukum yang bertanggung jawab untuk mengangkat dan memberhentikan, tugas dan kewenangannya dalam rangka pembuatan akta-akta otentik tertentu, system pembinaan dan pengawasannya.

Pejabat Notaris diangkat dan diberhentikan oleh Menteri dalam hal ini Menteri Hukum dan HAM dan dibawah pembinaan dan pengawasan ada pada pejabat yang ada dibawah kementerian tersebut yakni Pengadilan negeri. PPAT diangkat dan diberhentikan oleh Kepala Badan Pertanahan Nasional (KBPN), sedangkan pembinaan dan pengawasannya ada pada pejabat yang ditunjuk dalam tingkat daerah kabupaten / kota hal ini Kepala Kantor pertanahan setempat.

Produk hukum yang dihasilkan adalah akte otentik, namun berbeda jenisnya. Didalam UU No. 30 tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, Pejabat notaris berwenang membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan ketetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan dan/atau yang dikehendaki oleh yang berkepentingan untuk dinyatakan dalam akta otentik, dst, semuanya itu sepanjang pembuatan akta-akta itu tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat lain atau orang lain yang ditetapkan oleh undang- undang. Disamping itu dikatakan notaris berwenang pula antara lain : “membuat akta yang berkaitan dengan pertanahan”. ( lihat pasal 15 UU No. 30 tahun 2004).

PPAT sebagai pejabat umum yang diberikan kewenangan untuk membuat akta- akta otentik untuk perbuatan hukum tertentu mengenai hak atas tanah dan Hak Milik atas Satuan Rumah susun yang terletak diwilayah kerjanya (lihat UU No. 5 tahun 1960, PP No.24/1997, PP No. 37/1998 yo. Permenag/KBPN No.1 / 2006).

Persoalan hukumnya, sampai saat ini masih terjadi Pro dan kontra penjabaran
lebih lanjut berkaitan kewenangan pembuatan akta pertanahan?.
TUGAS KEWENANGAN PPAT

Sesuai ketentuan perundangan pertanahan, sebagaimana diatur dalam ketentuan ini diuraikan secara rinci dalam pasal 2 – 6 peraturan KBPN No. 1 tahun 2006 yang merupakan penjabaran dari PP No. 37 tahun 1998 dan tindak

Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
70

PPAT yang dalam melaksanakan tugasnya wajib mengikuti aturan, ketentuan- ketentuan sebagaimana dimaksud dalam pasal 38, pasal 39 dan pasal 40 (PP No. 24 tahun 1997), serta ketentuan dan petunjuk yang diberikan oleh menteri atau pejabat yang ditunjuk dikenakan tindakan administrative berupa teguran tertulis sampai pemberhentian dari jabatannya sebagai PPAT, dengan tidak mengurangi kemungkinan dituntut ganti kerugian oleh pihak-pihak yang menderita kerugian yang diakibatkan oleh diabaikannya ketentuan-ketentuan tersebut (lihat Pasal 62 PP No. 24 tahun 1997).

Selanjutnya, dalam peraturan jabatan PPAT ( pasal 10 PP No. 37 tahun 1998 yo. PerKBPN No. 1 tahun 2006) menjelaskan ada dua klasifikasi pemberhentian dari jabatan PPAT, diberhentikan dengan hormat dan diberhentikan dengan tidak dengan hormat.

PPAT diberhentikan dengan hormat dari jabatannya karena: a. permintaan sendiri; b. tidak lagi mampu menjalankan tugasnya karena keadaan kesehatan badan atau kesehatan jiwanya, setelah dinyatakan oleh tim pemeriksa kesehatan yang berwenang atas permintaan menteri atau pejabat yang ditunjuk; c. melakukan pelanggaran ringan terhadap larangan atau kewajiban sebagai PPAT; d. diangkat sebagai pegawai negeri sipil atau ABRI;

Sedangkan PPAT diberhentikan dengan dengan tidak hormat dari jabatannya, karena: a. melakukan pelanggaran berat terhadap larangan atau kewajiban sebagai PPAT; b. dijatuhi hukuman kurungan / penjara karena melakukan kejahatan perbuatan pidana yang diancam dengan hukuman kurungan atau penjara selama-lamanya 5 (lima ) tahun atau lebihberat berdasarkan putusan pengadilan yang sudah memperoleh kekuatan hukum tetap.

JENIS PELANGGARAN
Berdasarkan ketentuan pertanahan, pelanggaran dibedakan menjadi 2 jenis
yang menjadi dasar pemberhentian PPAT.
Pelanggaran ringan antara lain:
1. Memungut uang jasa melebihi ketentuan peraturan perundang-undangan;
2. Dalam waktu 2 ( dua) bulan setelah berakhirnya cuti tidak melaksanakan
tugasnya kembali;
3. Tidak menyampaikan laporan bulanan mengenai akta yang dibuatnya; 4.
Merangkap jabatan.
Pelanggaran berat antara lain:
1. Membantu melakukan permufakatan jahat yang mengakibatkan sengketa atau
konflik pertanahan;
2. Melakukan pembuatan akta sebagai permufakatan jahat yang mengakibatkan
sengketa atau konflik pertanahan;
Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
73
3. Melakukan pembuatan akta diluar daerah kerjanya kecuali yang dimaksud
dalam pasal 4 dan 6 ayat (3);
4. Memberikan keterangan yang tidak benar didalam akta yang mengakibatkan
sengketa atau konflik pertanahan;

5. Membuka kantor cabang atau perwakilan atau bentuk lainnya yang terletak diluar dan atau di dalam daerah kerjanya sebagaimana dimaksud dalam pasal 46;

6. Melanggar sumpah jabatan sebagai PPAT;

7. Pembuatan akta PPAT yang dilakukan, sedangkan diketahui oleh PPAT yang bersangkutan bahwa para pihak yang berwenang melakukan perbuatan hukum atau kuasanya sesuai peraturan perundang-undangan tidak hadir dihadapannya; 8. Pembuatan akta mengenai hak atas tanah atau hak milik atas satuan rumah susun yang oleh PPAT yang bersangkutan diketahui masih dalam sengketa yang mengakibatkan penghadap yang bersangkutan tidak berhak untuk melakukan perbuatan hukum yang dibuktikan dengan akta;

9. PPAT tidak membacakan aktanya dihadapan para pihak maupun pihak yang belum atau tidak berwenang melakukan perbuatan hukum sesuai akta yang dibuatnya;

10. PPAT membuat akta dihadapan para pihak yang tidak berwenang melakukan
perbuatan hukum sesuai akta yang dibuatnya;
11. PPAT membuat akta dalam masa dikenakan sanksi pemberhentian
sementara atau dalam keadaan cuti;
12. Lain-lain yang ditetapkan oleh Kepala Badan.
PEMBINAAN DAN PENGAWASAN

Sebagaimana yang ditentukan dalam pasal 66 ayat (3) peraturan KBPN ini pembinaan dan pengawasan terhadap PPAT oleh Kepala Kantor Pertanahan sebagai berikut:

• Membantu menyampaikan dan menjelaskan kebijakan dan peraturan pertanahan serta petunjuk tehnis pelaksanaan tugas PPAT yang telah ditetapkan oleh Kepala Badan dan peraturan perundang-undangan;

• Memeriksa akta yang dibuat PPAT dan memberitahukan tercara tertulis kepada PPAT yang bersangkutan apabila ditemukan akta yang tidak memenuhi syarat untuk digunakan sebagai dasar pendaftaran haknya;

• Melakukan pemeriksaan mengenai pelaksanaan kewajiban operasional PPAT.
*) Tulisan Dr. Boedi Djatmiko HA, SH.,M.hum
Diposkan oleh Notariat Collegium di 08:41 0 komentar
Label: Akta, Tanah, Tugas dan Fungsi Notaris dan PPAT
Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
74

2. Kebijakan Agraria • Kebijakan Agraria di Indonesia tidak dapat dilepaskan dari sejarah bangsa Indonesia. Karena itu dalam pemaparan mengenai Kebijakan Agraria ini digunakan pendekatan kronologis dengan merunut dari masa kolonial Belanda di Indonesia. Untuk memudahkan pemahaman maka pemaparan akan dibagi menurut periodisasi waktu mengikuti perubahan politik yang terjadi dalam sejarah bangsa kita, mengingat bahwa kebijakan adalah produk politik.

3. Jaman Kolonial • Pada masa pemerintah kolonial Belanda mengintrodusir kebijakan agraria yang dikenal dengan Agrarische Wet 1870 di Hindia Belanda. UU Agraria 1870 inilah yang kemudian membuka pintu bagi masuknya modal besar swasta asing, khususnya Belanda ke Indonesia, dan lahirlah sejumlah banyak perkebunan besar di Jawa dan Sumatera. Ternyata kemudian, sistem ekonomi perkebunan besar ini menyengsarakan rakyat.

4. Jaman Kolonial • Berbagai kritik dari sejumlah intelektual Belanda sendiri terhadap Agrische Wet 1870, antara lain Prof van Gelderen dan lain-lain. • Kata- kata Prof van Gelderen sangat terkenal, yang sampai sekarang ini juga banyak dikutip orang, yaitu: “Bangsa Indonesia (karena kebijakan Agrarishce Wet) akan menjadi bangsa koelie”, dan menjadi “koelie di antara bangsa-bangsa!”. Hal ini terbukti, tidak saja dengan catatan sejarah kita tentang kuli kontrak di perkebunan-perkebunan dengan kisah yang memilukan, tetapi menjadi suatu keadaan yang sampai hari ini terus terjadi. Kita menyaksikan hari ini fenomena migrasi dari pedesaan-pedesaan kita ke kota-kota besar dan bahkan ke luar negeri, dimana 70% lebih yang terusir dari kampung halaman itu adalah para perempuan.

5. Jaman Kolonial • Karena banyak kritik, maka pemerintah kolonial Belanda lalu melakukan penelitian mengenai “menurunnya kesejahteraan rakyat” (mindere welvaarts onderzoek- MWO). Kesengsaraan rakyat menjadi terbukti! • Pemerintah kolonial lalu menambil langkah kebijakan yang dikenal sebagai “Ethical Policy” (Ethische Politiek): enam program perbaikan, yaitu irigasi, reboisasi, kolonisasi (transmigrasi), pendidikan, kesehatan dan perkreditan. • Politik Etis (kecuali kesehatan), langsung atau tidak langsung, berkaitan dengan masalah agraria. Tapi ternyata tidak banyak mengubah keadaan. Bahkan sengketa-sengketa agraria juga merebak di mana-mana, dan pada tahun 1929— 1933, Hindia Belanda mengalami krisis ekonomi yang sangat berat.

6. Jaman Kolonial Catatan Terhadap Politik Etis: • Pendidikan. Karena kolonialisme Belanda itu sifatnya ekstraktif, mengeduk sumber alam. Pendidikan baru dibangun pada awal abad ke-20, dan itupun bukan tingkat universitas. Saat Indonesia merdeka tahun 1945, di sini belum ada universitas. Yang ada hanya beberapa “sekolah tinggi” (teknik, kedokteran, hukum). Apa relevansi semua ini bagi masalah agraria? Berbeda dari berbagai negara bekas jajahan Inggris atau Spanyol, di Indonesia jumlah “pakar agraria” menjadi sangat terbatas, akibat keterbelakangan pendidikan tersebut. Sebelum Indonesia merdeka, hampir tidak ada pejuang (baik sipil maupun militer) yang mengangkat isu agraria sebagai

Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
76

platform perjuangan (kecuali dua orang, Soekarno dan Iwa Kusuma Sumantri). • Perkreditan Program perkreditan dalam Politik etis tersebut dalam pelaksanaannya di pedesaan mengalami hambatan karena terjadinya pertentangan paham antara Kementerian Keuangan dan kementerian Tanah Jajahan. Di Keuangan, pos-pos penting diduduki oleh pejabat- pejabat Belanda yang didominasi oleh pemikiran ekonomi neo-klasik (aliran Prof. Gongrijp), sedangkan para Pamong praja Belanda umumnya adalah penganut pemikiran neo-populis (murid-murid Prof. J.H. Boeke).

7. Masa Pendudukan Jepang (1942—1945 / Perang Dunia II) • Petani dibebani pajak bumi sebesar 40% dari hasil produksinya. Hal ini tentu semakin memperparah kemiskinan. • Perkebunan-perkebunan besar menjadi terlantar karena ditinggalkan oleh pemiliknya (Belanda maupun modal asing lainnya). Dengan adanya lahan-lahan perkebunan yang terlantar dan kemiskinan yang parah di masyarakat, maka berbondong-bondonglah rakyat menduduki tanah- tanah bekas perkebunan yang terlantar tersebut. Pemerintah pendudukan Jepang ternyata memberi toleransi bahkan mendorong tindakan rakyat tersebut. Secara sosiologis, kenyataan ini telah menciptakan suatu collective perception di antara rakyat, bahwa seolah-olah mereka telah memperoleh kembali haknya atas tanah yang dulu dicaplok oleh Belanda (dan modal asing lainnya melalui UU Agraria kolonial 1870.

8. Awal Indonesia Merdeka (1945—1960) • Belajar dari pengalaman masa kolonial, ditarik pelajaran bahwa sistem ekonomi perkebunan besar ternyata menyengsarakan rakyat, terutama karena telah menggusur tanah-tanah luas yang semula menjadi garapan rakyat. • Setelah Jepang menyerah kepada pasukan Sekutu, Jendral Mc Arthur memerintahkan Kaisar Hirohito untuk melaksanakan Landreform. • Begitu merdeka, para pendiri Republik menjadikan pusat perhatian utama di bidang sosial-ekonomi haruslah diletakkan pada perencanaan untuk “menata-ulang” masalah pemilikan, penguasaaan dan penggunaan tanah. Sekitar setengah tahun Indonesia merdeka, Wakil Presiden, Bung Hatta (sebagai seorang ekonom) telah menguraikan masalah “ekonomi Indonesia di masa depan”. Di antara berbagai uraian beliau yang penting di masa lalu itu, ada dua butir yang perlu disebut dan dikemudian turut menjiwai isi dan semangat UUPA 1960), yaitu: (a) tanah-tanah perkebunan besar itu dahulunya adalah tanah rakyat; (b) bagi bangsa Indonesia, tanah jangan dijadikan barang dagangan yang semata-mata digunakan untuk mencari keuntungan (komoditi komersial).

9. Awal Indonesia Merdeka (1945—1960) • Period 1945—1950: Uji coba landreform UU No. 13/1946 Landreform di daerah Banyumas. UU Darurat No. 13/1948 Landreform di daerah Istimewa Yogyakarta dan Surakarta. • 1948 itu pula dibentuklah sebuah Panitia Negara yang bertugas mengembangkan pemikiran dalam rangka mempersiapkan Undang-Undang Agraria yang baru, Undang-Undang Nasional, untuk menggantikan UU Agraria kolonial 1870. •

Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
77
Namun, karena adanya agresi Belanda (Clash ke-2, Desember 1948—Agustus
1949) maka panitia dibubarkan.

10. Awal Indonesia Merdeka (1945—1960) • Setelah berbagai gejolak sepanjang masa RIS dan Setelah Indonesia kembali menjadi NKRI, Panitia Agraria Yogya (1948) kemudian dihidupkan kembali pada tahun 1951 dengPanitia Agraria Yogya (1948) kemudian dihidupkan kembali pada tahun 1951 dan dikenal sebagai Panitia Agraria Jakarta. • Sistem parlementer membuat kebinet jatuh- bangun dalam waktu singkat, kepanitiaan Agraria pun dua kali mengalami perubahan komposisi dan pengurus (Panitia Suwahyo, 1956; dan Panitia Soenaryo 1958).

11. Awal Indonesia Merdeka (1945—1960) • Dengan berbagai masukan dari panitia-panitia sebelumnya, Panitia ini akhirnya berhasil menyiapkan RUU yang siap untuk diajukan ke DPR. Namun, atas saran Presiden Soekarno, RUU tersebut digodog kembali oleh kerjasama DPR dengan Universitas Gajah Mada (UGM). • Hasil kerjasama DPR-UGM itu kemudian diajukan ke DPR. Tanggal 24 September 1960 RUU ini disahkan oleh DPR dan ditetapkan sebagai UU No. 5/1960 tentang Peraturan Dasar Pokok-Pokok Agaria (dikenal sebagai UUPA 1960). Demikianlah proses panjang kelahiran UUPA 1960.

12. Awal Indonesia Merdeka (1945—1960) • Periode 1950—1960: Situasi yang dilematis Di satu pihak, gagasan awalnya bahwa proyek utama reform itu adalah tanah-tanah perkebunan dengan hak erfpacht, tanah-tanah absentee, bekas tanah-tanah partikelir, dan tanah-tanah terlantar. Tapi, di lain pihak, pemerintah -sekalipun sudah kembali menjadi NKRI, dan bukan lagi RIS sebagaimana tuntutan KMB- tetap terikat oleh perjanjian KMB yang mengandung ketentuan bahwa rakyat harus dikeluarkan dari tanah-tanah perkebunan milik modal swasta Belanda itu. Barangkali, dilemma inilah salah satu sebab yang turut mempengaruhi mengapa proses perumusan UUPA menjadi begitu panjang (12 tahun). • Tahun 1957 akhirnya Indonesia membatalkan perjanjian KMB, dan tahun 1958 menasionalisasi perkebunan- perkebunan besar milik asing, serta melalui UU No. 1/1958 menghapuskan tanah-tanah partikelir.

13. Periode 1960—1965:demokrasi terpimpin • Semula periode ini direncanakan sebagai target masa pelaksanaan reforma agraria. Tetapi karena berbagai pergolakan, konsentrasi pikiran pemerintah menjadi terpecah. Berbagai masalah yang dihadapi waktu itu, antara lain karena pemerintah masih harus menghadapi masalah penyelesaian sisa-sisa pemberontakan PRRI/Permesta; tindak lanjut nasionalisasi perkebunan; perjuangan untuk kembalinya Irian Barat; dan konfrontasi dengan Malaysia. Semua masalah ini menjadi hambatan tersendiri untuk segera terlaksananya reforma agraria. • Pada sisi lain, karena UUPA 1960 itu baru berisi peraturan dasar, maka masih banyak pasal-pasal yang sedianya akan dijabarkan lebih lanjut ke dalam peraturan ataupun undang- undang yang lebih operasional. Namun, karena kondisi seperti tersebut di atas, maka hal itu sebagian besar belum sempat tergarap. Penjabaran terpenting yang sudah dilakukan adalah ditetapkannya UU No. 56/1960 (yang semula dalam bentuk

Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
78
Peraturan Pemerintah Pengganti UU), yang kemudian secara populer dikenal
sebagai UU Landrform, yaitu tentang “Penetapan Luas Tanah Pertanian”.

14. Periode 1960—1965/Demokrasi Terpimpin • Karena kekurangan pakar agraria yang berpengalaman dalam hal landrefom, maka Menteri Agraria (alamarhum Sadjarwo) melakukan konsultasi dengan seorang pakar dari Amerika Serikat, yaitu Dr. Wolf Ladejinsky (mantan Atase Pertanian Amerika di Jepang, yang membantu Jenderal Mac Arthur sewaktu melaksanakan landrefom di Jepang). • Hasil Penelitian Ladejinsky: Pertama, antara gagasan dan tindakan pelaksanaan tidak konsisten, tidak nyambung (disjointed). Gagasannya revolusioner tapi pelembagaan pelaksanaannya rumit. Birokrasi di Indonesia berbelit-belit. Data tidak akurat, sehingga pelaksanaan redistribusi menjadi sulit dan mengalami hambatan di lapangan. (Barangkali, inilah juga yang secara politis mendorong PKI melakukan aksi sepihak, yang menimbulkan trauma dan melahirkan stigma bahwa landrefom sama dengan PKI).

15. Periode 1960—1965/Demokrasi Terpimpin Kedua, model redistribusi tidak sesuai dengan kondisi obyektif yang ada. Batas minimum 2 hektar diberlakukan secara menyeluruh dianggap tidak realistis. Beberapa konsepnya, definisinya tidak jelas. Misalnya, siapa, dan berapa jumlahnya orang yang berhak menerima redistribusi tanah (potential beneficiaries), dan berapa yang diperkirakan akan menjadi penerima riil (real benficiaries)? Tanah-tanah apa saja yang akan menjadi obyek reform? PP. 224/1961 yang diterbitkan sebagai pedoman pelaksanaan UUPA dianggap tidak konsisten dengan gagasan ideal UUPA.

16. Periode 1960—1965/Demokrasi Terpimpin Pendapat Ahli yang Lain Pendapat Ahli yang Lain: Mc Auslan • Sisi positif UUPA adalah: (1) UUPA 1960 merupakan produk hukum terbaik selama sejarah RI; (2) kerangka, format dan rumusannya “modern”; (3) jauh-jauh hari para perumusnya sudah memiliki kepekaan “gender”; dan (4) mempunyai idealisme menghapuskan l’exploitation de l’homme par l’homme. Sisi negatifnya adalah: (1) dalam hal hukum adat, kaitan dan penempatannya dalam UUPA 1960 belum terlalu jelas; (2) program landreform-nya juga dianggap belum terlalu jelas (mirip kritik Ladejinsky); dan (3) belum diantisipasi kemungkinan akan terjadinya berbagai hambatan. • Di samping adanya berbagai hambatan lainnya, menurutnya, ada dua hambatan pokok dalam masalah agraria di Indonesia, yaitu: Hambatan hukum. Baik di pusat maupun di daerah, aparat hukum belum menguasai benar persoalan agraria. Hal ini berkaitan erat dengan hambatan pokok yang kedua. Keterbatasan ketersediaan tenaga ahli / Hambatan ilmiah (istilah Mc Auslan). Berbeda dari negara berkembang lainnya, di Indonesia yang justru merupakan negara besar yang pada dasarnya agraris, jumlah ilmuwan agrarianya sangat terbatas. Menurut Mac Auslan, ini suatu ironi. Akibatnya, setiap kali membahas agraria, yang dibahas selalu “hukum agraria”. Padahal, agraria itu mencakup hampir semua aspek kehidupan (sosial, ekonomi, budaya, lingkungan, dan politik, bahkan juga hankam).

Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
79

sebabnya seorang notaris dalam menjalankan tugasnya tidak bisa didikte oleh kemauan salah satu pihak sehingga mengabaikan kepentingan pihak lainnya (meskipun sungguh sangat disesalkan bahwa sekarang banyak notaris yang mau didikte oleh pelanggannya sekalipun harus bertentangan dengan peraturan perundang-undangan dan/atau kode etik profesi).

Apakah Fungsi Seorang Notaris?

Setiap masyarakat membutuhkan seseorang (figur) yang keterangan- keterangannya dapat diandalkan, dapat dipercayai, yang tandatangannya serta segelnya (capnya) memberi jaminan dan bukti kuat, seorang ahli yang tidak memihak dan penasihat yang tidak ada cacatnya (onkreukbaar atau unimpeachable), yang tutup mulut, dan membuat suatu perjanjian yang dapat melindunginya di hari-hari yang akan datang.

Notaris dan Advokat.

Para notaris mempunyai kesamaan dalam pekerjaan dengan para advokat. Keduanya menuangkan suatu kejadian di bidang ekonomi dalam suatu bentuk hukum, memberi nasehat kepada para pelanggan dan kepercayaan dari pelanggan merupakan dasar hubungan mereka dengan pelanggan.

Tetapi ada perbedaan prinsip, yaitu:

1. Seorang notaris memberi pelayanan kepada semua pihak, advokat kepada satu pihak. Seorang notaris berusaha menyelesaikan suatu persoalan, sehingga semua pihak puas; advokat hanya berusaha memuaskan satu pihak. Kalaupun dalam usaha itu tercapai suatu konsensus, pada dasarnya ia memperhatikan hanya kepentingan pelanggannya.

2. Pekerjaan seorang notaris adalah untuk mencegah terjadinya suatu persoalan antara pihak-pihak, sedangkan seorang advokat menyelesaikan persoalan yang sudah terjadi. sudah jelas pekerjaan seorang notaris lebih luas dari apa yang digambarkan diatas, tetapi adanya perbedaan-perbedaan nyata sekali dalam hal tersebut diatas. Kalau seorang advokat membela hak-hak seseorang ketika timbul suatu kesulitan, maka seorang notaris harus berusaha mencegah terjadinya kesulitan itu (lebih bersifat preventif)

Pada umumnya A. W. Voors (seorang kandidat notaris Di Arnhem, Negeri Belanda, dalam rapat umum tahunan persatuan kandidat notaris tanggal 20-5- 1949) menganjurkan supaya berpegang pada pedoman sebagai berikut:

Dalam membela hak satu pihak diharapkan seorang notaris tidak ikut campur, tetapi dalam hal mencari dan membuat suatu bentuk hukum dimana kepentingan pihak-pihak berjalan parallel, notaris memegang peranan dan advokat hanya memberi nasehat.

Dilihat dari sudut lain A. W. Voors membagi pekerjaan seorang notaris menjadi:
Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
95

(a) pekerjaan yang diperintahkan oleh undang-undang yang juga disebut pekerjaan legal dan (b) pekerjaan ekstralegal, yaitu pekerjaan yang dipercayakan padanya dalam jabatan itu.

(a) PEKERJAAN LEGAL
menurut A.W.Voors adalah tugas sebagai pejabat untuk melaksanakan sebagian

kekuasaan pemerintah dan sebagai contoh disebutnya antara lain:
(1) memberi kepastian tanggal;
(2) membuat grosse yang mempunyai kekuatan eksekutorial;

(3) memberi suatu keterangan dalam suatu akta yang menggantikan tanda
tangan; dan (4) memberi kepastian mengenai tanda tangan seseorang.

Menurut praeadviseur itu pekerjaan-pekerjaan ini dilakukan oleh seorang notaris sebagai suatu badan negara (organ van de staat) dan berdasarkan itu maka tindakannya mempunyai kekuatan undang-undang (hlm. 21)

“Pekerjaan yang dilimpahkan oleh pemerintah kepada seorang notaries itu adalah sesuatu yang demikian berharga, sehingga harus disimpan baik-baik (een goed kostelijk om te bewaren) dan seorang notaris harus menjunjung tinggi tugas itu serta melaksanakannya dengan tepat dan jujur”, kata A.W. Voors.

“Melaksanakan tugas dengan tepat dan jujur”:

-menurut Tan Thong Kie, berarti:bertindak menurut kebenaran (dalam bahasa Belanda naar waarheid, dalam bahasa Inggris truthfully) sesuai dengan sumpah notaris. jika ada suatu peristiwa (rapat umum, penarikan lotere, pembubuhan tanda tangan, dsb.), catatlah kejadian itu sebenarnya dan pada saat (tanggal dan jam) yang tepat.

-menurut Merryman:…the instrument itself is genuine and what it recites,
represents what the parties said and the
what the notary saw and heard”).

Janganlah pernah sekali pun menodai kepercayaan yang diberikan oleh undang- undang kepada jabatan notaris. Pengetahuan bahwa dirinya tidak pernah menyelewengkan kekuasaan dan kepercayaan memberi kepada seorang notaris kepuasan dan rasa aman dalam pekerjaannya. Selain itu, pelaksanaan tugas secara jujur mengundang keseganan masyarakat.

(b), PEKERJAAN EKTRA LEGAL

tugas lain yang dipercayakan kepadanya adalah menjamin dan menjaga “perlindungan kepastian hukum” atau sebagaimana yang ditulis oleh A. W. Voors: debescherming van de rechtszekerheid. Setiap warga mempunyai hak serta kewajiban dan ini tidak diperbolehkan secara sembrono dikurangi atau disingkirkan begitu saja, baik karena yang berkepentingan masih dibawah umur ataupun mengidap penyakit ingatan. Kehadiran seorang notaris dalam hal-hal itu diwajibkan oleh undang-undang dan ini adalah bukti kepercayaan pembuat undang-undang kepada diri seorang notaris. Contoh-contohnya adalah:

Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
96

1.Perjanjian nikah (ps. 147). Perjanjian ini dianggap demikian penting sehingga diharuskan pembuatannya dengan akta autentik. Yang paling penting adalah menjaga kepentingan pihak-pihak dan menjelaskan isinya kepada mereka, yang pada umumnya masih muda dan lagi menetapkan tanggal pembuatannya, karena menurut undang-undang perjanjian nikah harus dilakukan sebelum pernikahan dilangsungkan di Kantor Catatan Sipil.

2. Pemisahan dan Pembagian warisan dalam hal anak-anak dibawah umur yang
juga berhak dan kepentingannya harus dijaga (ps. 1047).

3. Perjanjian hibah (ps. 1682) dianggap sangat penting, agar pemberi hibah mengetahui akibatnya dan menerima hibah memahami syarat-syarat yang dilekatkan kepada suatu hibah.

Dalam tindakan-tindakan hukum yang disebut diatas, kepercayaan diberikan kepada seorang notaris untuk memperhatikan kepentingan yang lemah dan yang kurang mengerti. Dan perlindungan yang sama dipercayakan kepadanya dalam semua tindakan hukum lainnya yang bentuknya diharuskan dengan akta autentik (akta notaris).

Sifat dan Sikap Seorang Notaris

Seorang notaris harus menjaga kepentingan para pelanggan dan mencari jalan yang paling mudah dan murah, tetapi janganlah hal ini dipakai sebagai alasan untuk menyelundupkan ketentuan undang-undang. Sebab seorang notaris tidak hanya mengabdi kepada masyarakat, tetapi juga kepada pemerintah yang menaruh kepercayaan penuh kepadanya. Notaris harus jujur dan setia kepada setiap pihak dan dengan bekerja demikian barulah ia dapat mengharapkan suatu penghargaan. Jika notaris melakukan suatu penyelewengan, betapapun kecilnya, sekali waktu pasti akan menjadi bumerang pada dirinya sendiri. W.Voors itu mengatakan bahwa sikap seorang notaris terhadap masyarakat penting sekali, khususnya dalam mengambil suatu keputusan. Jangan tergoyah karena kata-kata seorang pembual, bahkan apabila seseorang mengancam kepada notaris lain. “Kehormatan dan martabat (eer en waardigheid) harus dijunjung tinggi”.

Tan Thing Kie dalam bukunya Studi Notariat : Serba-serbi Notariat edisi tahun 1994 mengutip tulisan tahun 1686 yang dibuat oleh Ulrik Huber tentang sifat-sifat yang seharusnya dimiliki oleh seorang notaries: “een eerlijk man, tot het instellen van allerhande schriftuir bequamen ende bij publijke authoriteit daartoe verordineert (artinya: seorang yang jujur, yang pandai membuat segala tulisan dan ditunjuk oleh seorang pejabat publik untuk itu.) dan ordonansi saat intu menunjukan bahwa tiada orang yang diijinkan memegang jabatan notaris melainkan orang-orang yang terkenal sopan dan pandai serta berpengalaman.

Mr. A.G. Lubbers menulis dan dikutip oleh Tan Thong Kie bahwa di bidang notariat terutama diperlukan suatu ketelitian yang lebih dari biasa, tanpa itu seorang dalam bidang notariat tidaklah pada tempatnya. Apabila seorang notaris tidak teliti baik secara material maupun formal tentu kebodohannya itu

Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
97

mempertebal dompet para pengacara, demikian dikatakan H.W. Roeby. Nyatanya saat ini pengangkatan notaris tidaklah menjadi gerbang keluarnya notaris-notaris berkualitas seperti tersebut di atas, sehingga banyak notaris yang tidak mempunyai kualifikasi yang cukup baik dan memadai bisa berpraktek dan membuat masyarakat bingung akan hukum yang sebenarnya harus ditaati.

A. W. Voors selanjutnya berkata bahwa sifat-sifat ini memang tidak dimiliki setiap orang tapi dapat dipelajari, ditumbuhkan atau ditanam, dan dipelihara. inilah yang paling penting sebab kode etik hanyalah alat Bantu; ceramah, preadvis hanyalah pembuka mata anggota korps notaris. Dia juga mengemukakan:”sudah barang tentu seorang notaris menguji setiap akta mengenai kepastiannya dalam hukum dan menjaga hak-hak semua pihak dan jelas dalam setiap kontrak. Inilah yang mengakibatkan bahwa seorang notaris bukanlah seorang pemberani dalam bidang hukum; ia mengikuti jalan yang pasti dan dalam hal yang meragukan ia lebih baik tidak bertindak daripada menempuh jalan licin dengan ketidakpastian hukum.” Dan dikatakan pula oleh Mr. A.J.B. Rijke dalam WPNR no 1438: Allen de notaris van studie zal zich zijne roeping getrouw kunnen toonen: hanya notaris yang tetap belajar akan memperlihatkan kesetiaan pada panggilannya (untuk menjadi notaris).

Untuk rekan-rekanku sejawat tetaplah belajar, junjunglah martabat profesi kita; untuk masyarakat pilihlah notaris yang menjunjung tinggi kebenaran dan bermartabat luhur.

*Sumber Studi Notariat: Serba-Serbi Praktek Notaris, tulisan Tan Thong Kie,

terbitan tahun 1994.
Diposkan oleh Notariat Collegium di 08:03 0 komentar
Label: Fungsi dan Peranan Jabatan Notaris, Kedudukan

Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
98
TERTIB ADMINISTRASI DAN
ADMINISTRASI KANTOR NOTARIS
SEBAGAI PENUNJANG KEBERHASILAN TUGAS NOTARIS
A. PENDAHULUAN
Pengertian “administrasi” (Bel: administratie) seringkali diartikan dalam arti yang
sempit, yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat

tulis-menulis belaka. Administrasi dalam arti yang luas, yaitu sebagai suatu proses karja-sama yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan pengertiannya dengan “manajemen”, yang merupakan proses pencapaian tujuan melalui dan dengan orang lain.

“Kantor” dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan, dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan.

Manajemen perkantoran atau administrasi perkantoran adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengkoordinasian manusia, bahan-bahan, mesin-mesin, metoda, perlengkapan, peralatan, dan uang, serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam
melaksanakan tugas pokoknya.

Sebagai contoh, kantor Notaris yang membuat berbagai jenis akta, tidak akan dapat melaksanakannya dengan baik tanpa adanya catatan-catatan mengenai segala sesuatu tentang kliennya, tujuan dari dibuatnya akta, jenis akta yang diinginkan, dan sebagainya.

Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor penting
dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.
Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
99
Dengan demikian, pekerjaan kantor mencakup beberapa kegiatan pokok yang

meliputi:
– pencatatan, angka-angka dan
– perhitungan-perhitungan.

Catatan adalah segala sesuatu yang tertulis mengenai fakta-fakta atau kejadian-
kejadian untuk disimpan. Catatan-catatan tersebut merupakan data, yang perlu

diolah lebih lanjut untuk menjadi informasi.
Bagi suatu kantor Notaris, catatan itu antara lain dapat berupa :
Catatan mengenai klien (nama, alamat, usia, status, pekerjaan, dsb).
a. Catatan mengenai jenis akta yang akan dibuat.

b. Catatan mengenai keuangan.
c. Catatan mengenai peraturan-peraturan,
d. Catatan mengenai jumlah akta yang dibuat, dan lain-lain.

Untuk melaksanakan seluruh kegiatan tersebut diatas, diperlukan tersedianya ruangan yang diatur dengan baik, peralatan dan perlengkapan yang sesuai, tata kearsipan yang baik, pelaksanaan komunikasi kantor yang efektif, serta tersedianya pegawai yang mempunyai kejelasan tugas, wewenang, tanggungjawab dan haknya masing-masing.

B. Tata Ruang Kantor

Suatu kantor yang ditata dengan baik, akan menimbulkan rasa senang dan nyaman, baik bagi para pegawai kantor yang bersangkutan, maupun bagi tamu- tamu yang datang ke kantor yang bersangkutan. Oleh sebab itu, penataan ruang kantor perlu mendapat perhatian bagi setiap pimpinan kantor. Dalam kaitan dengan tata ruang beberapa kondisi fisik yang perlu diperhatikan adalah:

Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
100

1. Penerangan atau cahaya yang cukup dan baik, sehingga pegawai dapat melihat dengan cepat, mudah, dan senang, Dengan penerangan yang baik, akan dapat meningkatkan hasil pekerjaan; dan, mengurangi kesalahan-kesalahan dan kelelahan, serta meningkatkan prestise kantor.

2. Warna, yang tidak hanya untuk mempercantik ruang kerja, tetapi juga juga
perlu diperhatikan faktor keindahan dan psikologis dari warna tersebut,

3. Pilihan warna untuk kantor, disamping dapat memberikan kindahan, juga dapat mempengaruhi hasil kerja pegawai, karena warna dapat mempengaruhi perasaan, pengertian, dan pikiran seseorang.

-Misalnya warna kuning, jingga, dan merah, dipandang sebagai warna yang panas, dan biasanya memberikan pengaruh psikologis yang mendorong kehangatan dan perasaan gembira. Sebaliknya, warna hijau tua, biru tua, dan ungu, memberikan pengaruh ketenangan, sedangkan warna ungu muda dan biru memberikan perasaan menekan.

4. Pengatur suhu udara (air conditioning), yang dapat meningkatkan produktivitas, mutu kerja yang lebih tinggi, kesenangan pegawai, semangat kerja yang meningkat, dan kesan yang menyenangkan bagi para tamu.

5. Suara yang dapat berpengaruh terhadap konsentrasi pegawai, menyebabkan timbulnya kesalahan dalam pekerjaan, mengganggu komunikasi, dan sebagainya.

Untuk penataan ruang kantor itu sendiri, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai

berikut:
1. Kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan, diletakkan berdekatan.
2. Bagian yang melayani tamu diletaknya di bagian depan.

3. Mesin-mesin kantor yang menimbulkan gangguan suara, harus dijauhkan dari
pekerjaan yang memerlukan konsentrasi dan tempat penerimaan tamu.
Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
101

4. Tempat rapat atau pertemuan diletakkan di tempat yang tidak terganggu oleh berbagai suara, baik berupa percakapan maupun, suara mesin-mesin, pegawai, semangat kerja yang meningkat, dan kesan yang menycnangkan bagi para tamu.

5. Suara, yang dapat berpengaruh terhadap konsentrasi pegawai, menyebabkan timbulnya kesalahan dalam pekerjaan, mengganggu komunikasi, dan sebagainya.

Untuk penataan ruang kantor itu sendiri, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai

berikut:
a. Kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan, diletakkan berdekatan.
b. Bagian yang melayani tamu diletakkan di bagian depan.

c. Mesin-mesin kantor yang menimbulkan gangguan suara, harus dijauhkan dari
pekerjaan yang memerlukan konsentrasi dan tempat penerimaan tamu.
d. Tempat rapat atau pertemuan diletakkan di tempat yang tidak terganggu oleh
berbagai suara, baik berupa percakapan maupun suara mesin-mesin.
C. Perlengkapan Dan Mesin-mesin Kantor

Penggunaan perlengkapan dan mesin-mesin kantor merupakan faktor penting bagi suatu kantor yang baik. Pilihan yang tepat terhadap perlengkapan dan mesin kantor, akan meningkatkan efisiensi kantor Dalam menentukan pilihan dan pengadaan perlengkapan dan mesin-mesin kantor, beberapa hal yang perlu mendapat perhatian adalah:

1. Jenis pekerjaan dan Cara penyelesaiannya.
2. kemampuan dan kebutuhan pegawai yang menggunakannya.
3. Fleksibilitas penggunaan.

Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
102

4. Kualitas dan kuantitas pekerjaan.
5. Harga dan layanan purna jual.
6. Nilai keindahan.

D.Tata Kearsipan.

Tata kearsipan dapat diartikan sebagai cara pengaturan dan penyimpanan dokumen sehingga secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Dengan demikian, tata kearsipan yang baik akan merupakan sumber informasi dan sumber dokumentasi, serta sumber ingatan dari para pegawai dalam pelaksanaan tugasnya masing – masing.

Berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan
Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan- badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Dilihat dari fungsinya, arsip dapat dibedakan atas :
-pertama, arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan dalam pelaksanaan
kegiatan kantor, baik secara terus menerus atau tidak.

- Kedua, arsip statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan, tetapi masih perlu untuk disimpan memiliki nilai dalam rangka penyelenggaraan negara dan kehidupan kebangsaan.

Arsip statis ini disimpan di Arsip Nasional. Arsip dinamis dapat dirinci lebih lanjut
menjadi:
Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
103
1. Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih digunakan secara terus menerus dalam
pelaksanaan pekerjaan di lingkungan unit pengolah dari suatu kantor.
2. Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun.
3. Arsip In-Aktif, yaitu arsip yang sudah jarang digunakan atau hanya digunakan
sebagai referensi saja.
Tata kearsipan yang baik meliputi beberapa faktor sebagai berikut:

a. Penerapan cara penyimpanan secara tepat, yaitu rangkaian yang teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan dokumen sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat,

b. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat, yang meliputi: pertama, perlengkapan dan alat-alat korespondensi, seperti kertas, karbon, mesin tik, komputer, dsb.

c. Kedua, perlengkapan untuk penerimaan surat, seperti kotak surat, meja tulis, rak, dsb. Ketiga alat penyimpan surat, seperti map, folder, lemari, filing cabinet, lemari, dll.

Untuk penyimpanan arsip terdapat beberapa cara, yaitu:

1. Sistem abjad, yaitu cara penyimpanan dan penemuan kembali berdasarkan abjad. Dalam Cara ini, semua arsip atau dokumen diatur berdasarkan abjad, baik dari nama orang, kantor, atau perusahaan.

2. Sistem pokok soal, yaitu penyimpanan yang didasarkan pada pokok masalah. Satu masalah kemudian dapat dipecah menjadi beberapa sub masalah. Misalnya jual beli, dapat dirinci dalam jual beli tanah, rumah, surat berharga, dsb.

Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
104
3. Sistem, tanggal, yaitu penyusunan arsip berdasarkan tahun, bulan, dan
tanggal.

4. Sistem nomor atau angka, yang sering disebut dengan kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh kantor yang bersangkutan. Misalnya, 000 Kepegawaian, 100 Keuangan, 200 Akta Jual Beli, 300 Akta Pendirian Perusahaan, dan seterusnya.

5. Sistem wilayah/daerah. Dalam sistem ini, arsip diatur berdasarkan nama
wilayah/daerah.

Untuk mengetahui proses penanganan suatu surat diperlukan kartu kendali, sebagai alat untuk memantau penyelesaian suatu surat hingga menjadi produk yang diinginkan, misalnya menjadi suatu akta.

Selain daripada itu, untuk menghindarkan hilangnya suatu arsip yang dipinjam oleh seorang pegawai, diperlukan kartu pinjam arsip, yang harus disimpan oleh petugas arsip sampai berkas yang dipinjam tersebut dikembalikan.

E. Komunikasi Kantor:

Komunikasi kantor adalah proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak lain, yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam bentuk tulisan. Komunikasi kantor dapat dibedakan atas:

1. Komunikasi internal, yaitu komunikasi yang terjadi di didalam dan diantara anggota organisasi yang bersangkutan. Komunikasi internal ini terdiri atas beberapa bentuk,

-Pertama, komunikasi vertikal, yaitu komunikasi yang tejadi antara atasan dengan bawahan dan komunikasi tersebut mengandung perintah dari atasan kepada bawahannya. Komunikasi ini disebut juga komunikasi fungsi.

Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
105

-Kedua, adalah komunikasi yang tidak mengandung perintah, tetapi bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Komunikasi ini disebut dengan komunikasi tata usaha.

-Ketiga, adalah komunikasi pribadi, yaitu komunikasi diantara individu dalam
organisasi, tetapi tidak berkaitan langsung dengan pekerjaan kantor.

2. Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor dengan pihak lain di luar kantornya. Misalnya antara staf kantor Notaris dengan klien.

3. Kemampuan berkomunikasi secara efektif sangat diperlukan oleh setiap pegawai di kantor Notaris, karena melalui komunikasi yang efektif tersebut, dapat dengan mudah, cepat, dan tepat dapat dimengerti maksud dan tujuan seorang klien yang datang, dan menimbulkan kepuasan bagi klien yang bersangkutan.

F. Kepegawaian Kantor.

Untuk melaksanakan kegiatan kantor, diperlukan sejumlah pegawai yang memenuhi persyaratan sesuai dengan pekerjaan yang makin dilakukannya. Dalam hal ini, beberapa faktor yang perlu mendapatkan perhatian adalah:

1. Kejelasan tugas, hak, wewenang, dan tanggung-jawab dari setiap pegawai.
2. Pembayaran yang adil.
3. Kesempatan untuk maju.
4. Pengakuan atau penghargaan atas hasil pekerjaan.
5. Perikuan sebagai manusia.
6. Pengawasan yang efektif.

G. Penerapan Administrasi Kantor Pada Kantor Notaris.
Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
106

Dari hasil pengamatan kebeberapa kantor Notaris dan informasi yang diterima, tertib administrasi kantor bagi kantor Notaris merupakan factor yang sebenarnya sangat penting, namun tampaknya belum sepenuhnya disadari oleh para Notaris yang bersangkutan.

Berbagai aspek dari administrasi kantor yang baik, seperti tata ruang, tata kearsipan, prosedur surat menyurat, dan kepegawaian, masih belum mendapatkan perhatian sebagaimana yang diharapkan.

Beberapa kendala memang merupakan faktor yang tidak dapat dihindari, misalnya dalam hal penyimpanan akta akta, terutama bagi kantor Notaris yang cukup besar dan jumlah akta yang dibuat cukup besar pula jumlahnya.

Pemecahan masalah penyimpanan akta tampaknya bukan merupakan hal yang mudah, mengingat belum adanya kejelasan mengenai akta merupakan dokumen yang sangat penting, dan dijamin keasliannya, walaupun sudah bersifat statis.

Beberapa masalah yang terlihat pada kantor Notaris, antara lain adalah:
1. Kurang tertatanya ruang kerja dengan baik.

2. Belum adanya kejelasan tugas, wewenang, hak, dan tanggung-jawab dari setiap pegawai. Hal ini terlihat terutama apabila dalam kantor Notaris itu, terdapat hubungan keluarga yang sangat dekat antara Notaris dengan pegawainya.

3. Kurangnya kemampuan pegawai dalam mengikuti akan mengantisipasi pada perkembangan di luar kegiatan notaris yang akan membawa dampak terhadap kemajuan kantor Notaris yang bersangkutan.

4. Belum adanya cara penyimpanan berkas yang baik, sehingga penemuan
kembali surat-surat, seringkali hanya didasarkan pada ingatan saja.
Beberapa upaya pembenahan dalam penerapan administrasi kantor yang baik,
antara lain adalah:
Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
107

1. Penataan kembali tata ruang sehingga situasi kantor lebih mendorong gairah kerja para pegawai, serta memberikan kenyamanan bagi para tamu yang datang.

2. Perumusan tugas, hak, wewenang, dan tanggungjawab yang jelas bagi setiap
pegawai.
3. Pembuatan kartu kendali sebagai alat untuk memantau proses penyelesaian
suatu akta.
4. Penataan arsip dengan memilih metoda penyimpanan yang dirasakan paling
sesuai dengan kantor Notaris yang bersangkutan.

Ditengah kemajuan teknologi informasi, semakin banyaknya jumlah Notaris, dan perkembangan global yang akan berdampak terhadap kegiatan Notaris, kajian yang lebih mendalam guna mengetahui akar permasalahan dan upaya pemecahannya, kiranya sangat diperlukan.

Demikian sumbangan pemikiran sederhana ini semoga berguna dan dapat
dimanfaatkan.
Januari 18 Oktober 1993
Herman Adriansyah SH

Notaris/PPAT di Prabumulih
Diposkan oleh Notariat Collegium di 06:35 0 komentar
Label: Tertib Administrasi Kantor Notaris
April 2009
Halaman Muka
Langgan: Entri (Atom)
Pengikut

Arsip Blog
April (1)
Maret (18)

Kumpulan Tulisan/Artikel dari http://herman-notary.blogsopt.com
108
About these ads

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Kategori

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: